経理処理の際や、書類の整理中に「取引先から受け取った請求書をなくしてしまった」「金額を間違えて発行してしまったため再発行してほしい」というトラブルは、ビジネスにおいて珍しくありません。
請求書は金銭の授受に関わる重要な書類であるため、紛失や再発行の依頼には丁寧かつ迅速なマナーが求められます。
この記事では、請求書を紛失した際の再発行の依頼メール文例と、発行側として対応するときの注意点について解説します。
⚠️ 免責事項・ご注意
本記事で紹介している文例は、一般的な商習慣に基づく参考例です。税務上の処理や社内規定に関する厳密なルールは企業や状況により異なるため、必要に応じて経理担当者や専門家にご確認ください。当サイトの情報を用いて生じたトラブルについて、運営者は一切の責任を負いかねます。
請求書を再発行してもらう際の流れと3つのマナー
請求書をなくしてしまった側が連絡を入れる際は、以下の点に気をつけて誠意をもって依頼しましょう。
- 早めに連絡して謝罪する： 隠したり放置したりせず、気づいた時点で速やかに事情を説明して再発行をお願いする。
- どの請求書かを明確にする： 発行日、請求書番号、宛名、金額などの詳細を伝え、相手が特定しやすいようにする。
- 紛失した元の請求書の扱いを伝える： もし古いものが見つかった場合は破棄する旨を添える。
【文例1】取引先へ「請求書の再発行をお願いする」メール文例
自社（受取側）が請求書を紛失してしまい、取引先に再発行を依頼するときの文例です。
件名： 【お詫びとお願い】〇月分請求書の再発行に関するお願い（[自社名]） [取引先企業名] [ご担当者様のお名前]様 いつも大変お世話になっております。 [自社名]の[あなたの名前]です。 大変申し訳ございません。 先日お送りいただきました〇月分の請求書について、社内での保管・管理の過程で紛失してしまいました。 つきましては、大変勝手なお願いで恐縮ではございますが、 下記の内容にて、請求書の再発行（またはPDFデータの再送）をお願いできないでしょうか。 【該当の請求書情報】 ・請求書番号：[分かる場合記載] ・発行日付：〇月〇日頃 ・ご請求金額：〇〇円 今後はこのようなことがないよう、書類管理を徹底してまいります。 ご迷惑とお手数をおかけし誠に申し訳ございませんが、 何卒ご容赦とご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- [署名] --------------------------------------------------
【文例2】発行側として「再発行の請求書を送付する」ときの送付メール文例
逆に、取引先から「請求書をなくしたので再発行してほしい」と依頼されたときに、再発行分を送る側の文例です。
件名： 【再送】〇月分請求書送付の件（[自社名]） [取引先企業名] [ご担当者様のお名前]様 いつも大変お世話になっております。 [自社名]の[あなたの名前]です。 ご依頼いただきました、〇月分のご請求書の再発行分（PDFファイル / または郵送）を添付（送付）いたしますので、 お手数ですがご確認いただけますでしょうか。 なお、再発行にあたりまして、請求書番号は前回と同じもの（または「再発行」の旨を記載）としております。 お手元に届きましたら、以前の分とあわせてご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 -------------------------------------------------- [署名] --------------------------------------------------
まとめ
請求書の紛失は焦ってしまうものですが、迅速かつ丁寧にお願いをすることで、相手との信頼関係を損なわずにスムーズに解決することができます。
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